SUPPORTO & SERVIZI


Nuovo ambiente di posta elettronica


Limiti di spedizione

Nel nuovo ambiente di posta elettronica attualmente non sono configurati limiti in merito al numero massimo di email inviabile ogni giorno e non sono previsti vincoli in merito all’estensione dei file allegabili ad un messaggio.
La dimensione massima dei file allegabili ad un messaggio è di 32MByte. 

Limiti di ricezione

Attualmente non abbiamo configurato limiti riguardanti la ricezione dei messaggi.

Servizio antispam e antivirus

il nuovo servizio di controllo antivirus, in linea con quanto fatto da altri sistemi recentemente, è più "severo" e non utilizza più "aree" per la quarantena: se una mail contiene un virus o viene considerata SPAM, viene rifiutata dal sistema e il mittente riceve subito una notifica sul motivo del rifiuto; in questo modo si limita ulteriormente il rischio di aprire file indesiderati.

  • Cosa succede quando una email viene bloccata?
    Quando un messaggio viene rifiutato dai filtri antispam/antivirus il messaggio rimbalza direttamente al mittente che riceverà il messaggio di errore “550 5.7.1 Blocked by SpamAssassin”  e non viene inoltrato al server di posta, non ci sono più report antispam e whitelist di mittenti da accettare indipendentemente dal contenuto del messaggio.
  • Cosa devo fare se un cliente lamenta l’impossibilità di inviarci una email?
    Se il messaggio contiene un testo che viene classificato come spam dai filtri antispam/antivirus o se contiene un allegato identificato come non sicuro, oppure spesso se la configurazione del dominio di posta del mittente non è corretta, può accadere che il mittente riceva un messaggio ci segnali l’impossibilità di inviarci un’email.
    Le verifiche in merito a queste anomalie verranno gestite tramite richiesta di assistenza inviando un’email all’indirizzo support@kumbe.it indicando mittente, destinatario, data e ora del messaggio che è stato rifiutato e possibilmente un inoltro del messaggio di errore. E’ importante che queste richieste vengano fatte tempestivamente in modo che possiamo inoltrare la richiesta di verifica al provider del servizio antispam prima che siano ripulite le tracce dal registro degli eventi del servizio (una settimana). 

Accesso alla webmail

Il servizio webmail rimane attivo allo stesso indirizzo webmail.kumbe.it con lo stesso software Roundcube e verranno riportate le cartelle, i messaggi e le preferenze attualmente attive (rubrica, firme, ecc...). Anche l’aspetto grafico dell’interfaccia rimane lo stesso (Larry o Classic) in base alla configurazione attuale di ogni utente ma sarà possibile attivare il nuovo tema Elastic.
Sarà presente in basso a sinistra un indicatore % dello spazio occupato nella mailbox: 

KUMBE1.jpg

che permetterà di tenere sotto controllo e gestire con l’opportuno anticipo le richieste di aumento di spazio disco o le attività di cancellazione di vecchie email senza rischiare di riempire la casella e il conseguente rifiuto  dei nuovi messaggi.

La nuova versione di Roundcube consente di attivare l’interfaccia “Elastic” che si adatta bene ai dispositivi mobili (smartphone, tablet). Per attivare questa interfaccia è sufficiente accedere con un browser alla webmail e andare su Impostazioni -> Preferenze -> Interfaccia utente, selezionare il Tema interfaccia Elastic e cliccare su Salva.
In base alla dimensione dello schermo l’interfaccia si adatta visualizzando più o meno elementi:

KUMBE2.jpg

Impostazione del risponditore automatico

Nel nuovo ambiente webmail è stato tolto il bottone “Configurazione Kumbe” e la risposta automatica va ora configurata nella nuova scheda Filtri presente nella sezione Impostazioni della webmail.
Per procedere è sufficiente aggiungere un filtro cliccando sul “+” in basso nell’area “filtri” (3).

KUMBE3.jpg

Indicare quindi un nome per il filtro, es. “risposta automatica”, selezionare “tutti i messaggi” e l’azione “Rispondi con messaggio”:

kumbe4.jpg

Indicare quindi il corpo e l’oggetto del messaggio che si desidera inviare in automatico a tutti i mittenti e salvare.

La voce “Ogni quanto tempo inviare i messaggi” consente di evitare che durante la nostra assenza i mittenti continuino a ricevere risposte automatiche anche se sono già stati informati da una mail precedente e di indicare ogni quanti giorni si desidera inviare il messaggio di risposta automatica.

Per disattivare il filtro di risposta automatica, per esempio al rientro di un periodo di assenza, è necessario accedere alla webmail e cancellarlo oppure disattivarlo entrando in modifica togliendo la spunta “Filter enabled” sotto il Nome del filtro.

Inoltro ad altra casella

Come per il risponditore automatico nella scheda Filtri delle Impostazioni della webmail è possibile definire un filtro che inoltri tutti i messaggi verso un altro indirizzo di posta elettronica.

In questo caso dopo aver selezionato “tutti i messaggi” nella scheda del filtro, è sufficiente impostare nell’area “Esegui le seguenti azioni” l’azione “Inoltra il messaggio a” ed indicare l’indirizzo email al quale si desidera che siano inoltrati tutti i messaggi destinati all’indirizzo email della webmail:

KUMBE5.jpg

Cambiamento password

Anche la funzione che consente ad un utente di cambiare la propria password della posta elettronica all’interno della webmail è stata spostata dalla sezione “Configurazione Kumbe” in una nuova scheda “Password” del menù Impostazioni:

KUMBE6.jpg

In caso di password deboli il server risponderà con un messaggio di errore ed accetterà la modifica solo se si imposta una nuova password sufficientemente robusta (in base ad un punteggio che tiene conto dell’utilizzo di caratteri minuscoli, maiuscoli, cifre, lunghezza, presenza di testo già presente nell’indirizzo email, ecc...)

Nel caso in cui si dimentichi la password è necessario contattare Kumbe inviando una richiesta di assistenza a support@kumbe.it per richiedere il link di reset.

Filtro accessi non autorizzati

Per ridurre la probabilità che un utente non autorizzato riesca ad accedere ad un account sono state attivate alcune regole che bloccano un indirizzo internet per 10 minuti se si utilizzano password errate più di 5 volte in 10 minuti.

Nel caso in cui si desideri disattivare questo filtro per uno specifico indirizzo IP da cui si collegano più utenti come nel caso di un server di posta aziendale è possibile richiedere la disattivazione indicando l’indirizzo IP a support@kumbe.it

Messaggi duplicati con POP3

Se la configurazione del programma di posta (Thunderbird, Outlook, ecc...) è fatta con protocollo POP3 (non IMAP) e l’account POP3 non è stato configurato per cancellare i messaggi dal server dopo averli scaricati, allora dopo la migrazione al nuovo ambiente è possibile che il programma consideri i messaggi che trova nel nuovo server come nuovi messaggi e li riscarichi nella cartella Posta in arrivo creando dei duplicati.

In tal caso per eliminare i messaggi duplicati esistono varie possibilità alternative alla cancellazione manuale.


Una prima possibilità da considerare in generale se si desidera lasciare una copia dei messaggi sul server di posta è quella di utilizzare il protocollo IMAP al posto del POP3 perché IMAP presenta diversi vantaggi normalmente apprezzati dagli utenti come la possibilità di vedere tutti i messaggi e le cartelle da qualunque dispositivo connesso allo stesso account, compresa la posta inviata. In questo modo se si invia un messaggio con il cellulare lo si troverà anche nella posta inviata della webmail e del computer se configurato con IMAP.


Per risolvere il problema dei duplicati nelle caselle POP3 per chi utilizza Outlook è disponibile la funzione Pulisci cartella che si attiva con un click destro del mouse nella cartella Posta in arrivo:

kumbe7.jpg

che consente di spostare in automatico tutti i messaggi che outlook riconosce come duplicati nella cartella Posta eliminata.

Se al termine di questa operazione nella Posta in arrivo rimangono messaggi già letti ma segnati come non letti (accade se Outlook sposta nella Posta eliminata la copia già letta invece di quella non letta) allora è possibile procedere con un click destro su Posta in arrivo -> Segna tutti come già letti.


Per il programma di posta Thunderbird invece esistono addon per pulizia dei messaggi duplicati (https://addons.thunderbird.net/it/thunderbird/search/?q=duplicate) ma una soluzione rapida se tutti i nuovi messaggi sono ancora contrassegnati in grassetto come non letti è quella di ordinare l’elenco dei messaggi della Posta in arrivo in base allo stato di lettura cliccando sulla colonna Ordina per lettura:

kumbe8.jpg

I nuovi messaggi non letti risultano in questo modo ordinati e adiacenti e si possono selezionare solo quelli (click sul primo messaggio da cancellare e tenendo premuto il maiuscolo sulla tastiera click sull’ultimo dei messaggi da cancellare). Una volta selezionati i soli messaggi duplicati da cancellare basta quindi premere il tasto Canc sulla tastiera per spostarli tutti nel cestino di Thunderbird.



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